Livro de manutenção e ficha sumária de compropriedade: fazemos balanço.
Um condomínio é dividido em lotes que pertencem a um proprietário diferente. Várias regras e obrigações são inerentes a uma copropriedade, que asseguram o seu bom funcionamento. O livro de manutenções e a ficha sumária são documentos obrigatórios que devem ser mantidos e atualizados pelo síndico e contêm importantes informações obrigatórias sobre a copropriedade.
Livro de manutenção do condomínio
A caderneta de manutenção é um documento obrigatório para um condomínio. O registo de manutenção contém informação técnica relativa à manutenção e trabalhos realizados no edifício.
É uma das funções do administrador do condomínio mantê-lo e atualizá-lo. A saber: no caso de a copropriedade incluir vários edifícios, o administrador apenas deve manter e atualizar um único livro de manutenção para a totalidade da copropriedade. No caderno, o administrador deve criar um capítulo por edifício.
O diário de manutenção deve conter as seguintes informações: o endereço do prédio; a identidade do administrador da compropriedade em exercício; as referências dos contratos de seguros subscritos pelo síndico com os respectivos prazos de validade; as referências dos contratos de seguro de danos em obras que tenham sido subscritos por conta do síndico e cuja garantia ainda esteja em curso; o ano em que foram realizadas as principais obras, se for caso disso (como remodelação, reparação de telhado ou substituição de uma caldeira, por exemplo) com a identificação das empresas que as realizaram; as referências dos contratos de manutenção e reparação de equipamentos comuns e a data de vencimento desses contratos; o diagnóstico técnico global; o cronograma do programa de trabalho plurianual decidido pela assembleia geral de coproprietários; as informações complementares que os condóminos pretendem ver registadas no caderno, escolhidas em votação da assembleia geral por maioria simples (informações relativas à construção do edifício, estudos técnicos realizados no edifício, por exemplo).
O diário de manutenção deve estar disponível para consulta por qualquer condômino mediante simples solicitação por qualquer meio ao administrador do condomínio. E qualquer condômino pode solicitar cópia do livro de manutenções ao administrador do imóvel, às custas deste (valor gratuito).
Folha sumária do condomínio
A ficha sumária do condomínio é um documento que contém informações relativas ao funcionamento do condomínio e ao estado de conservação do prédio. Cada condomínio deve ter uma ficha sumária.
É, novamente, uma das atribuições do administrador da compropriedade elaborar e atualizar anualmente a ficha de síntese (sob o risco de estar sujeito a sanções em caso de incumprimento desta obrigação). O administrador apõe seu carimbo no formulário.
A ficha sumária do condômino deve conter alguns dados relativos ao funcionamento do condômino: a identificação do condômino, do síndico ou do administrador provisório; o nome usual e endereço do administrador; o endereço de cada prédio do condomínio; o número de registo do condômino e a data da última atualização do mesmo: a data de estabelecimento do regulamento do condômino e o número Siret do sindicato do condômino; o apelido, nome próprio e morada do representante legal da copropriedade (o administrador fiduciário ou um administrador ad hoc) e o Siret deste último; o âmbito de intervenção do representante legal (mandato de administrador da compropriedade ou missão do administrador ad hoc); a organização jurídica da copropriedade; a natureza do agente fiduciário (principal ou secundário).
A ficha sindical do condomínio também deve conter algumas informações relativas às características técnicas do condomínio: o número total de lotes do condomínio e sua utilização (residencial, comercial ou escritório); o número de edifícios e a data de construção; equipamentos de condomínio; o tipo de aquecimento; se o aquecimento é coletivo (parcial ou totalmente), o não urbano e o tipo de energia utilizada; o número de elevadores; as características financeiras da copropriedade.
Cada condômino deve poder consultar a ficha sumária mediante simples solicitação feita por qualquer meio ao administrador judicial.